Gerade bei Zahnarzt- sowie sonstigen fachärztlichen Praxen ist die Patientenflut hoch und die Warteliste lang. Umso ärgerlicher sind dann die sog. „No-Shows“, also Patienten, die den Termin entweder gar nicht wahrnehmen oder kurzfristig absagen. Hierdurch entstehen nicht unerhebliche wirtschaftliche Einbußen und Lücken im Terminkalender. Vermehrt soll diesem Phänomen mit Ausfallhonoraren begegnet werden, deren rechtssichere Gestaltung jedoch wesentlich ist.
Voraussetzungen für die Zulässigkeit eines Ausfallhonorars
Grundvoraussetzung für die Geltendmachung von Ausfallhonoraren ist zunächst, dass die Praxis im Rahmen eines strengen Termin- und Bestellsystems organisiert ist. Das heißt, der Patient muss einen fest und exklusiv vereinbarten Termin erhalten. Somit sind Ausfallhonorare im Rahmen offener Sprechstunden nahezu unmöglich. Bester Beweis für eine solche Terminvereinbarung sind Recall-Systeme oder Nachweise in der Behandlungsdokumentation.
Weiterhin muss die Praxis belegen können, dass durch die Nichtwahrnehmung des Termins ein wirtschaftlicher Schaden entstanden ist. Dieser kann insbesondere darin liegen, dass in der gebuchten Zeit kein anderer Patient tatsächlich behandelt werden konnte. Die pauschale Behauptung reicht jedoch nicht, denn im Streitfall muss nachgewiesen werden können, dass tatsächlich versucht wurde, andere Patienten zu erreichen und „einzuschieben“. Dies kann durch Anrufprotokolle oder Einträge in Karteikarten erfolgen. Der mögliche Schaden sollte sich insoweit auch auf das ärztliche Honorar beschränken, das für den geplanten Termin hätte abgerechnet werden können. Dieses kann jedoch nicht pauschal oder gar willkürlich angesetzt werden. Von vorab mitgeteilten pauschalen „Vertragsstrafen“ (z.B. Ausfallhonorar stets 100 Euro pro angebrochener Stunde o.ä.) von denen oft zu lesen ist, ist daher dringend abzuraten, da diese gerichtlich oft nicht durchsetzbar sind.
Wichtig ist ferner eine möglichst transparente und verständliche Vereinbarung des Ausfallhonorars. Hierbei raten wir dazu, schon von Beginn an, also bestenfalls schon bei der Erstvorstellung und Aufnahme des Patienten, auf die in der Praxis übliche Terminvergabe und Bestellpraxis hinzuweisen und den Patienten darauf aufmerksam zu machen, dass die vereinbarten Termine exklusiv für ihn gebucht sind. Hierbei sollte zudem auf die Möglichkeit des Ausfallhonorars hingewiesen werden und dem Patienten mitgeteilt werden, dass er Termine stets 24-48 Stunden vorher abzusagen hat. Setzen Sie also verbindliche Absagefristen. Der Patient sollte diese Informationen durch seine Unterschrift quittieren und die Vereinbarung eines Ausfallhonorars somit bestätigen. Je öfter und transparenter hierauf hingewiesen wird, desto rechtssicherer ist die spätere Geltendmachung des Ausfallhonorars. Arbeiten Sie hier also mit nachvollziehbaren Terminbestell- und Recallsystemen. Datenschutzrechtliche Vorgaben sind hierbei nicht außer Acht zu lassen.
Wann ist die rechtliche Durchsetzung nicht möglich?
Freilich gibt es auch weiterhin Fälle, in denen ein Patient den Termin unverschuldet nicht wahrnehmen kann. Hierzu zählen nach der Rechtsprechung insbesondere Krankheit, Unfälle oder höhere Gewalt. Der Patient muss allerdings auch hier selbstverständlich schlüssig darlegen, warum er den Termin im Einzelfall nicht wahrnehmen konnte. Gleiches gilt, wenn die Information über Ausfallhonorare und die damit einhergehende Vereinbarung nicht verständlich genug ist oder nicht vorliegt. Dann bleibt die Geltendmachung von Ausfallhonoraren ausgeschlossen. Fazit
Fazit: Ausfallhonorare sind bei gehöriger Praxisorganisation rechtlich durchsetzbar. Der Fokus liegt hierbei auf einer gründlichen Dokumentation der Bestellpraxis und transparenter und verständlicher Vereinbarungen. Oftmals zahlen sich diese organisatorischen Schritte bereits aus und Patienten scheuen kurzfristige Absagen, wenn sie über die Konsequenzen des Ausfallhonorars in Kenntnis sind. Sollte es dennoch zu „No-Shows“ kommen, sind die rechtlichen Chancen der Durchsetzung bei Einhaltung der vorstehenden Vorgaben deutlich höher.
Haben Sie Fragen zu entsprechenden Vereinbarungen oder zur Geltendmachung von Ausfallhonoraren? Wir beraten Sie gerne!