Seit dem 1. Oktober 2025 sind alle Vertragsärztinnen und -ärzte sowie Psychotherapeuten und Psychotherapeutinnen gesetzlich verpflichtet, die elektronische Patientenakte (ePA) aktiv in ihrer Praxis zu nutzen. Grundlage dafür ist das im Zuge des Digitalgesetzes geänderte Sozialgesetzbuch (vgl. § 347 SGB V).
Die Nutzungspflicht sieht vor, dass bestimmte medizinische Dokumente, die im Rahmen der Behandlung entstehen, digital in die ePA der jeweiligen Versicherten hochgeladen werden müssen. Dazu gehören insbesondere Befundberichte, Laborbefunde, bildgebende Diagnostik (sofern technisch möglich), Arztbriefe sowie weitere medizinisch relevante Informationen wie Diagnosen, Therapien oder Medikationsdaten, sofern sie im Behandlungsprozess erhoben werden.
Zu beachten ist dabei, dass diese Pflicht ausschließlich neu entstehende Behandlungsdaten betrifft. Eine Nachdigitalisierung älterer papiergebundener Akten ist nicht vorgesehen – diese Aufgabe liegt bei den Krankenkassen, sofern Patienten und Patientinnen ihre alten Unterlagen digitalisiert in die ePA einfügen möchten. Ärztinnen und Ärzte sind allerdings verpflichtet, auf Wunsch der Versicherten auch zusätzliche Informationen wie elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU), Daten aus strukturierten Behandlungsprogrammen (DMP) oder Hinweise zu Organspende und Patientenverfügungen in die ePA aufzunehmen.
Die technische Umsetzung in den Praxen erfordert einige Voraussetzungen: So müssen die Praxisverwaltungssysteme (PVS) über ein zertifiziertes ePA-Modul verfügen, das in die Te-lematikinfrastruktur (TI) eingebunden ist. Notwendig sind zudem ein elektronischer Heilberufsausweis (eHBA) zur digitalen Signatur, eine SMC-B-Karte (Betriebsstättenkarte), ein Kartenlesegerät sowie ein funktionierender Konnektor bzw. Zugang zur TI. Der Zugriff auf die ePA erfolgt durch das Einlesen der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) der Patientin oder des Patienten. Nach erstmaligem Einlesen besteht eine Zugriffsberechtigung für die Dauer von 90 Tagen, innerhalb derer die Ärztin oder der Arzt die ePA weiterhin nutzen kann.
Alleiniger Inhaber der ePA bleiben dabei stets die Patientinnen und Patienten selbst. Sie selbst können darüber entscheiden, welche Informationen gespeichert und wer darauf zugreifen darf. Entsprechend müssen Ärzte und Ärztinnen darauf achten, nur jene Daten einzusehen oder zu verwenden, die für die jeweilige Behandlung notwendig sind – unter strikter Beachtung der ärztlichen Schweigepflicht und der datenschutzrechtlichen Vorgaben. Für die Patienten und Patientinnen gilt ein sogenanntes „Opt-out“-Verfahren: Patientinnen und Patienten müssen aktiv bei ihrer Krankenkasse widersprechen, wenn sie nicht möchten, dass die ePA angelegt bzw. gefüllt wird.
Im Rahmen der Umsetzung ist eine Übergangsfrist bis Ende 2025 vorgesehen. Das bedeutet: Zwar besteht die ePA-Nutzungspflicht seit dem 1. Oktober 2025, jedoch werden Sanktionen – etwa in Form von Kürzungen der TI-Pauschale oder Honorarkürzungen – erst ab dem 1. Januar 2026 greifen. Die Kassenärztlichen Vereinigungen sind gesetzlich verpflichtet, die Erfüllung dieser Verpflichtung zu kontrollieren. Ärztinnen und Ärzte, die die Anforderungen nicht erfüllen, müssen dann mit entsprechenden Honorarkürzungen rechnen.
Insgesamt bedeutet die ePA-Pflicht für Praxen nicht nur eine technische Anpassung, sondern auch organisatorische Veränderungen im Praxisalltag. Arbeitsabläufe müssen klar geregelt werden – z. B. wann welche Dokumente erstellt, geprüft und hochgeladen werden, wie mit Zugriffsrechten umzugehen ist, und wer im Team entsprechend geschult wird.
